WEG Verwalterwechsel
Verwalterwechsel in der WEG:
Ablauf, Fristen, Beschlüsse & Checkliste
Kurzfassung: Unzufrieden mit der Verwaltung? Ein WEG-Verwalterwechsel ist mit guter Vorbereitung zügig machbar. In diesem Leitfaden zeigen wir den Ablauf, wichtige Fristen, notwendige Beschlüsse sowie eine Checkliste für einen reibungslosen Wechsel – inklusive Unterlagenübergabe und Tipps zur Angebotseinholung.
Gründe für den WEG Verwalterwechsel
mangelnde Erreichbarkeit, verzögerte Nebenkosten-/Jahresabrechnungen
fehlende Transparenz, unklare Beschlusssammlung
hohe Kosten, unklare Sonderhonorare
fehlende Instandhaltungsplanung / schwaches Störungsmanagement
Rechtlicher Rahmen (kompakt, praxisnah)
Bestellung & Abberufung: Der WEG-Verwalter wird per Mehrheitsbeschluss bestellt und kann grundsätzlich durch Beschluss abberufen werden. Vertragslaufzeiten sind i. d. R. befristet; Kündigungsfristen ergeben sich aus dem Verwaltervertrag.
Einladung zur Eigentümerversammlung (EV): Ladungsfrist i. d. R. mind. 3 Wochen; Tagesordnung (TOP) muss die Punkte Abberufung und Neubestellung klar benennen.
Ablauf: Verwalterwechsel in 6 Schritten
1) Angebote einholen & vergleichen
Leistungskatalog (WEG-Verwaltung, Reaktionszeiten, digitales Portal)
Preis je Einheit/Monat + transparente Sonderleistungen
Referenzen & Nachweis „zertifizierter Verwalter (IHK)“
2) Tagesordnung vorbereiten
Diese TOPs sollten in der Einladung zur EV stehen:
Abberufung des bisherigen Verwalters (Zeitpunkt festlegen)
Kündigung/Bevollmächtigung zur Vertragsbeendigung
Bestellung des neuen Verwalters (Name/Firma/Adresse)
Beschluss über Verwaltervertrag & Vergütung
Bankvollmachten, Unterlagen- & Schlüsselübergabe, IT-Zugänge
3) Eigentümerversammlung & Beschlussfassung
Beschluss über Abberufung und Neubestellung fassen (Mehrheit der abgegebenen Stimmen).
Verwaltervertrag mitvergaben (Laufzeit, Vergütung, Sonderhonorare, SLA).
4) Vertragsabschluss & Starttermin
Beirat/Eigentümer bevollmächtigen zwei Unterzeichner.
Start-/Übergabetermin fixieren (typisch 2–4 Wochen nach Beschluss).
5) Unterlagen- und Kontenübergabe
Vom Altverwalter an den Neuverwalter:
Finanzen: Giro- & Rücklagenkonten, Onlinezugänge, offene Posten
Verwaltungsunterlagen: Beschlusssammlung, Eigentümer-/Mieterlisten, Wirtschaftsplan, letzte Jahresabrechnungen, Verträge (Wartung, Dienstleister, Versicherungen), Gewährleistungs- & Schadensakten
Technik & Nachweise: Prüfberichte (Aufzug, Brandschutz, Heizung), Wartungsprotokolle, Pläne
Schlüssel/Transponder, IT-Daten/Backups
6) Onboarding & Kommunikation
Vorstellungsschreiben an Eigentümer/Mieter (Kontakte, Notfallnummern)
SEPA-Mandate/Banken aktualisieren, Dienstleister informieren
Prioritätenliste zu kurzfristigen Maßnahmen (z. B. Wartung, Störungen)
Fristen, Kosten & Praxis-Tipps
Ladungsfrist EV: mind. 3 Wochen (prüfen Sie Ihre Gemeinschaftsordnung).
Kosten: Grundvergütung i. d. R. pro Einheit/Monat; dazu klar definierte Sonderleistungen (z. B. außerordentliche Versammlungen, Heizkosten, Mahnwesen).
Wichtig: Übergabe schriftlich protokollieren; fehlende Unterlagen anmahnen und Frist setzen.
Checkliste: Wechsel kompakt
3 Angebote mit Leistungs-/Preisvergleich
EV-Einladung mit passenden TOPs
Beschlüsse: Abberufung, Bestellung, Vertrag, Vollmachten
Übergabe-Liste versenden & Termin fixieren
Konten/Zugänge/Schlüssel übernommen
Onboarding-Kommunikation an Eigentümer/Mieter
Häufige Fragen (FAQ)
Kann eine WEG den Verwalter jederzeit abberufen?
Grundsätzlich ja – maßgeblich sind Beschlussfassung und der Verwaltervertrag (Kündigungsfristen/Schadenersatzfragen prüfen).
Was, wenn der Altverwalter Unterlagen zurückhält?
Übergabe schriftlich anfordern, Frist setzen; bei Verzug weitere Schritte über den Beirat/Anwalt prüfen.
Brauchen wir zwingend einen zertifizierten Verwalter?
Viele Gemeinschaften verlangen es; der IHK-Nachweis ist ein starkes Qualitätsmerkmal und oft Beschlussgrundlage.
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